Kürzlich hatte ich Gelegenheit, mit Frank Blome, Geschäftsführer des PM-Softwareherstellers ProjectWizards über die innovative Nutzung seines Produktes Merlin Project zu sprechen. Bei dieser Gelegenheit kamen wir unter anderem auch auf das Thema CRM zu sprechen. Frank hat – wie ich auch – ein Faible für gute, intuitive Tools. Und für Macs. Frank erläuterte mir seine Methode, eine CRM-Methodik durch Kombination ohnehin vorhandener guter Tools selbst zu entwickeln. Ich hatte schon länger darüber nachgedacht, etwas Ähnliches zu etablieren. Allerdings fehlte mir bislang genau ein Puzzlestück, das Lead Management, so dass ich mit dem Thema nicht wirklich voran kam.
Die ProjectWizards-Mitarbeiter sind weltweit verteilt. Bei mir spielt die räumliche Distanz der Mitspieler keine so große Rolle, dafür sind stärker selbständige Partner und freie Mitarbeiter im Spiel.
Ich habe in den vergangenen 2 Monaten eine Vielzahl von CRM Systemen ausprobiert. Darunter insightly, vTiger, Zoho CRM, Highrise, Really Simple Systems, Sugar CRM, um nur ein paar zu nennen. Allen gemein ist, dass es in sich durchaus ausgeklügelte Systeme mit einer Vielzahl von Funktionalitäten sind.
Die Anforderungen an ein CRM sind für kleine Unternehmen relativ einfach – vielleicht ist aber auch gerade das ein Kriterium, das die Auswahl schwierig macht. Die (für mich) wichtigsten Kriterien sind:
  • Mac. Was auf dem Mac nicht vernünftig benutzbar ist, fällt sofort aus der Liste.
  • Online. Synchronisiert. Ich will immer und überall auf meine Daten zugreifen können. Mit jedem meiner Geräte.
  • MEIN Workflow. In Großunternehmen ist es „normal“ und meist unabdingbar, dass man seine persönliche Arbeitsweise dem vorgegebenen Workflow der Company anpasst. Das ist einer der Gründe, weshalb ich gern selbständig bin.
  • Integration. Optimal wäre ein System, welches Kontakte und Organisationen, Kundenhistorie, Mail, Kalender, To-Do-App, Lead Management und Anbindung an Massen-Email-Tools wie bspw. Mailchimp vereint. Allerdings ist mir bewusst, dass diese Anforderung innerhalb eines vernünftigen finanziellen Rahmen unerfüllbar sein wird. Daher gilt hier: so gut wie möglich.
  • Suche. Ich will möglichst an einer Stelle eine Volltextsuche über alle Sales-relevanten Aktivitäten starten können.
Das Problem ist der „Leverage“ – der Hebel. Ein Tool muss mir ermöglichen, ein Vielfaches der für Einführung und Pflege des CRM erforderlichen Aufwände anderweitig einzusparen. Und genau da liegt der Knackpunkt. Jedes der oben genannten Systeme zwingt mir (entgegen teilweise anders lautender Werbeversprechen) seine Struktur und seine Arbeitsweise auf. Bei einem Unternehmen, welches den erheblichen Teil seiner Umsätze mit einer sehr überschaubaren Anzahl von Kunden generiert, stimmt das Verhältnis von eingesetzter Energie zu Aufwandsersparnis einfach nicht. Zudem müsste ich, auch wenn das nur ein weicher Faktor ist, von lieb gewonnenen Gewohnheiten und bevorzugten Tools Abschied nehmen oder aber bei Weiterbenutzung in Kauf nehmen, dass hier Info-Doubletten entstehen – vom Zusatzaufwand ganz abgesehen.
Also bleibt genau genommen nur die zweite Variante: ein individuelles System. Nun komme ich ursprünglich aus der Standardsoftware-Branche. Wenn ich etwas nicht mag, dann sind das selbstgestrickte Lösungen, da diese naturgemäß nie perfekt sein können und niemand irgendeine Gewähr, geschweige denn so etwas wie Support übernehmen wird. Allerdings sind die getesteten Systeme eben auch allesamt unperfekt und passen einfach nicht zu meinem Workflow.
In den folgenden Blogposts werde ich über die Anforderungen, das Setup, die Optimierung und den letztendlichen Betrieb meines individuellen CRM-Systems berichten. Ich werde dabei zunächst auf folgende Komponenten und Integrationen eingehen:
  • Mac (sorry, liebe Windows-User. Ggf. werde ich das Thema später nochmals im Windows-Rahmen beleuchten.)
  • Evernote
  • Google Calendar
  • Merlin Project
  • verschiedene Workflow-Plattformen
Also: dranbleiben 😉

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